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年に1度の
社員パーティー！
大会場で開催したお祭り
イベント企画をご紹介！
今回の依頼は、従業員500人をかかえる卸売会社の年に1度の社内イベント。今までは大手ホテルの宴会場で開催していたそうですが、年々不参加者が増えているという問題点がありました。そこで、今一度イベントを見直して、従業員全員が参加し、楽しんでもらえるようなパーティーにしたいということで、マックスパートに依頼がありました。
イベントのマンネリ化はNG！
例年大手ホテルの宴会場で開催してきたイベントを見直すきっかけになったのは、やはりイベントのマンネリ化でした。年に1度の全社イベントとして、従業員全員が集まるホテルパーティーは、初めは新鮮で豪華さもあり、楽しみにしてくれる従業員も多くいたそうです。
しかし、それが毎年恒例となり、従業員のなかには参加しない人も出てきました。なぜ参加しない人が出てきたのか？ 本来であればこのパーティーは、従業員の日ごろの労働に対しての労いがメインでした。しかし、いつからか役員職の方々に気を遣うようになり、事務局側もその顔色をうかがいながらパーティーを行うようになってしまったそうです。そのような雰囲気が従業員にも伝わり、従業員のみんなが「楽しい」と思えるイベントではなくなってしまったということでした。
しかも、この全従業員を集めた年1回のイベントの運営費は、従業員組合費と会社からの協賛費で賄われています。役員の顔色ばかりをうかがっていては、成功しないのも当然でしょう。 
従業員が参加したくなる企画ってどんなの？
心機一転、従業員のためのパーティーになるよう、マックスパートではどのような提案ができるのか？ 今までのケータリング実積を参考に、従業員全員が楽しめて、参加率が上がる提案をしました。
まず、パーティーを外部施設で実施し、音響や照明などの会場の雰囲気作りにこだわります。料理はケータリングで提供し、装飾も華やかにして、実演料理などのエンターテイメントを実現。また、従業員が「楽しい」「参加したい」と思える内容にするために、全員参加型のゲームやイベントを企画に入れ込むことも提案しました。
「祭り」をテーマに明るくいこう！
会場全体を「楽しい」雰囲気にするために、雰囲気として今までのホテルの宴会場のようなゴージャスを目指すのではなく、「祭り」をコンセプトとするということで意見がまとまりました。
具体的な案としては、テレビゲームを取り入れたり、「ストライクアウト」のような体を動かして遊べるコーナーを作ったり、「水風船吊り」「食べ比べゲーム」など、従業員が参加できるゲームブースを作りました。また、会場の真ん中に「やぐら」を作ってちょうちんを飾ったり、壁にうちわを飾ったり、さらには「屋台コーナー」を作って、「祭り」を演出することでお祭り会場を目指したのです。
気になるコストダウンのワザって？
「会場はどこにしよう？」「予算に収まるのか？（1人1万円）」という現実的な課題をクリアするには、まずは会場選びという課題がありました。500名着席という大規模なパーティーのため会場が限られてしまい、また参加率を意識するとあまり遠方はNGという問題もあります。そこで、ようやく押さえたのが「東京流通センター」。展示会でよく使われる施設です。
また、備品を外注しすぎるとコストが膨れ上がってしまうので、施設の備品を使うことでコストダウンを図りました。クロスもカラークロスではなく、机の上にこぼれてもよいように透明ビニールシートを採用。高級感はありませんが、「祭り」がコンセプトなので、違和感もありません。
さらに、料理もデリバリーフードプランにしてコストを浮かせた分、屋台のコーナーで「祭り」フードを提供し、エンターテイメントを演出することもできました。
社員パーティー成功のポイント
- 脱マンネリにはイベントにテーマ設定を！
- 大枠は外さずに細かい部分でコスト削減！
このように、毎年ホテルで行われる従業員パーティーも、アイデアひとつで従業員が参加したくなるような、新しいタイプのイベントに作り上げることができたのです。
従業員500人をかかえる卸売会社の年に1度の社内イベント。例年大手ホテルの宴会場で開催していたパーティーでしたが、年々不参加者が増えてきました。今一度イベントを見直して、従業員全員が参加し、楽しんでもらえるようなお祭りイベントに心機一転！
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