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イベント会場の手配はケータリングで!
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イベント
2018/04/27

社内イベントやパーティーの幹事を任された方にとって、会場の手配は悩みのタネであることが多いようです。空き状況の確認や予約の連絡はもちろん、はじめての会場なら、実際に足を運んでアクセスを確認したり、会場の下見をしたりするなどの手間や時間がかかります。忙しい仕事の合間をぬって会場の手配をするのは簡単な仕事ではありません。
また、時期によってはホテルのパーティー会場をはじめ、お目当ての会場がすでに予約で埋まっていることも少なくありません。日程を優先し、空いている会場を大量に当たらなければならない場合もあるでしょう。

会場の選択は、イベントを成功へと導く大切な要因のひとつです。幹事としてはイベントの目的に合った最適な場所を、できるだけ手間をかけずに手配したいもの。「楽をしたい」けれど「妥協はしたくない」。幹事にとって会場の手配はとても悩ましい課題です。

今回の記事では、そんな幹事の課題を解決するべく、ケータリングサービスを利用したイベント会場の手配をご提案。ケータリングサービスのなかには、イベント会場の手配をサポートしてくれる会社があります。ケータリングを通して会場を手配することのメリットに加えて、ケータリングサービスのマックスパートが提携している、関西地方のおすすめ会場をエリア別でご紹介しましょう。

会場選択のポイント〜目的に合わせた会場選びのために~

社内イベントやパーティーを開催する際、会場の選択はイベントを成功へと導く大切な要因のひとつです。とはいえ、数あるなかから最適な会場を選択することは、経験のある幹事にとってもなかなか難しいもの。まずは会場を手配するためのポイントをそれぞれ確認し、よりよい会場選びに役立てましょう。

目的に合わせて会場を選ぼう

大切なのは、イベントの目的に合った会場を選択することです。人気やイメージ先行で会場を選ぶと、思うような演出プランが実行できなかったり、費用が割高になったりなど、うまくいかないことも少なくありません。そうならないために、イベントの目的を明確にし、目的に合わせて会場に必要な要素を洗い出していきましょう。

キャパシティとレイアウト

キャパシティ(収容人数)が適正な会場を選択しましょう。その際、立席や着席、会議利用や式典利用、食事、パーティー利用など、イベントの目的によって最適なレイアウトをイメージし、選択の判断材料にしましょう。

アクセス

最適な会場を選択するためのポイントのひとつが、会場へのアクセスです。会社からの移動や、新幹線や飛行機などの交通機関の利用の有無など、参加者の動線をあらかじめイメージすることが、よりよい会場選択へとつながります。

料理やサービス

立食ビュッフェや着席などの料理スタイル、ドリンクバー、サービススタッフの手配など、イベントの目的に合った料理やサービスを手配できる会場を選びましょう。その際、味や盛り付けはもちろん、最近では参加者に合わせて、アレルギー対策やベジタリアンフード、ハラルフード(イスラム教徒の食事)への対応が必要になることも少なくありません。

設備

イベントの目的に合わせて、マイクをはじめとした音響設備や照明機器など必要な設備の有無を確認しましょう。その際、基本料金に含まれるのか、オプションとして追加料金が必要となるのかもチェックするべき大切なポイントです。

日常の業務と、幹事の仕事を並行して進めることは簡単ではありません。ここにあげた以外にも、招待状や式次第の作成、受付や司会といった当日の人員の手配など、イベントに応じて、幹事の仕事は数多くあります。会場によっては、幹事の方のサポート体制が整っているところもあるので、会場選択の際にチェックし、幹事の仕事を進めるのに役立てましょう。

ホテルのパーティー会場の予約がとれない理由

幹事にとって、イベント会場の手配は大きな悩みのひとつです。せっかく目的に合った会場を見つけても、予約がとれなければまた振り出しに戻ります。日程を変更したり、一から会場探しをしたりと幹事の負担は増えるばかりです。

思うように予約がとれない理由のひとつに、近年、多くの企業が社内イベントの開催に積極的に取り組んでいるという点があげられます。加えて、入社式や全社総会などをはじめ、企業にとって社内イベントを開催するのに適した時期があり、結果として人気の日程や会場が重なることで、予約がとりづらい状況が生まれています。

なかでも、ホテルのパーティー会場は人気が高く、予約をとることがより難しいといわれています。企業にとって、社内イベントは安心できる会場で開催したいもの。ホテルのパーティー会場は、ネームバリューがあり、料理やサービス、設備に対しての安心感もあるため、予約がとりづらい会場の代表格といえるでしょう。

会場手配をケータリングで~メリットとおすすめのポイント~

ホテルのパーティー会場をはじめとしたイベント会場の予約はなかなか取りにくいもの。そんなとき、解決策のひとつとして検討してみたいのがケータリングでの会場手配です。会場の手配をケータリングに任せることで、単に会場の予約が取れるということだけでなく、さまざまなメリットがあります。

イベント会場の情報を持っている

例えば、ケータリングサービスのマックスパートは、新大阪・梅田エリアや中之島・天満橋エリア、大阪城周辺・城東区エリアなど、幅広い地区の多くのイベントホールと提携しています。

提携していることの一番のメリットは、それぞれのイベントホールの情報を持っているということ。数ある情報のなかから、イベントの目的に合わせて最適な会場を提案できることはもちろん、目当ての会場が先約で埋まっている場合も、スムーズに予約可能な会場を紹介することができるので、幹事にとって心強く、安心です。

幹事の負担減

また、イベントホールの紹介だけでなく、手配まで任せることができるのも大きなメリットです。ケータリングなら、料理や飲みものをはじめとした当日の会場の設営・撤収はもちろん、会場に合わせた最適なプランニングの提案など、イベントに関わる準備の一切をトータルでバックアップ。ケータリングの会場手配を利用することが、幹事の負担を減らすことにつながります。

費用の負担減

費用を比較的抑えることができるのもメリットのひとつ。会場の手配から当日の運営まで、イベントに関わる業務を集約することで、複数の業者に分散して依頼する場合に比べて窓口も少なく、連絡や作業がスムーズです。費用を抑えてイベントを開催することにつながります。

このように、会場の手配からケータリングを活用することで、より最適な会場の手配ができるだけでなく、トータルで幹事の負担を減らすことができる点、費用を減らすことにつながる点など多くのメリットがあります。

また、マックスパートなら、ホテル仕込みの料理やサービスを提供するなど、質の面でもお客様が安心できる体制を整えています。大切な社内イベントもケータリングのマックスパートに安心してお任せください。

マックスパート提携エリア別おすすめ会場

マックスパートが提携しているおすすめ会場をエリア別でご紹介します。

新大阪・梅田エリア

堂島リバーフォーラム

堂島川の畔にある多目的ホールで、大手レコード会社ビーインググループが運営しています。多様な音響・照明設備に加えて、控え室も完備。アーティストのライブやファッションショーから、社内イベントや各種セミナー、展示会まで、広く利用できるイベントスペースです。また、JR東西線の新福島駅、阪神本線の福島駅、京阪中之島線の中之島駅など、徒歩5分圏内に三駅もあるアクセスも魅力です。

ハービスホール

人数や目的に合わせてフレキシブルに対応できるイベントスペース。スクール形式からシアター形式など、さまざまなレイアウトで大小3つの空間を自由に構成し利用することが可能です。また、独立ホールならではの利用制限の少なさも魅力的。大阪駅、梅田駅から地下で直結の好立地なので、アクセスもよく、雨でも安心です。

中之島・天満橋エリア

OMM

最大2,866㎡のスペース利用に、1,000名規模まで収容可能な大阪最大級の複合ビル施設です。社内イベントや、セミナー、展示会など、目的に合わせてさまざまなレイアウトに対応することができるイベントスペースです。地下鉄天満橋駅直結でアクセスも抜群。

国民会館

大阪府の青少年センターが運営するイベントスペースです。大中小コンパクトな会議室のほか、幅広いニーズに対応できるパフォーマンススペースや、500名まで着席可能なステージ付きのホールスペースなど、目的に応じて利用できます。他と比べて割安な使用料も魅力的です。

大阪城周辺・城東区エリア

大阪城ホール

立食最大4,000名まで収容可能な、全国的にもメジャーな大ホールで、音響や照明などの設備も充実しています。メインフロア以外にも、展示会や販売会などに利用できる多目的スペースや、150名着席可能なコンベンションホールを完備するなど、目的に応じて利用できるイベントホールです。

難波・本町エリア

御堂筋心斎橋ホール

御堂筋沿いにあり、心斎橋駅徒歩1分と抜群のロケーションを誇るイベントホールです。最大205坪あるホールは、自由なレイアウトが可能で、各種展示会や会社説明会など、さまざまなイベントに利用できます。少人数向けの貸し会議室もあり、利用の幅が広がります。

大阪サンライズビル

関西のビジネス中心地、本町に位置するイベントホールです。最大260坪、天井高5mのメインホールを含め、全3ホールを完備しており、セミナーや展示会など、ビジネス利用を中心に人気のホールです。新大阪駅から電車で10分、乗り換えなしと、遠方からのアクセスも抜群です。

住之江区・ベイエリア

THE COSMO HALL

マックスパートが運営するイベントホールです。500インチの巨大スクリーンを常設し、最大600名まで収容可能なホールは、式典・周年イベント・各種パーティー・学会シンポジウム・合同説明会・社員研修などさまざまなシーンで利用可能です。全320室を備えたホテルが併設されているため、遠方からの集まりにも最適です。

ATCホール

5つの展示ホールと10の会議室を備えた大型施設。20名未満の小規模の集まりから、4,000名の大規模セミナーまで対応可能な多目的ホールです。展示会や博覧会、コンベンションなど、豊富な利用実績を持ち、幅広いニーズに応えることができることが大きな特徴です。2駅+フェリーターミナルに直結という好アクセスも魅力。

神戸・その他のエリア

神戸国際展示場

グローバルMICE都市として世界各国の人々が集う神戸。その中核施設である神戸ポートアイランドにある国際展示場として、国際会議や医学会、企業の周年イベントや表彰イベントなど、活躍の場を広げています。神戸空港や新幹線が停車する新神戸駅からのアクセスも良好です。

ここにあげた以外にも、マックスパートは数多くのイベントホールと提携をしています。「記憶に残るイベントは会場選びで半分決まる」といわれています。最適な会場で最高のイベントを開催するために、ぜひマックスパートをご利用ください。

「ケータリングで会場手配」は賢い選択

ケータリングの会場手配を利用してイベントを開催することは、最適な会場選択の手段を手に入れるだけでなく、幹事の仕事の負担を減らすことにつながります。ケータリングサービスを活用して、手軽に、最適な会場でイベントを開催してみてはいかがでしょうか?

 

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