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大学のイベントはケータリングで!
そのメリットと成功のポイント

大学のイベントはケータリングで!
そのメリットと成功のポイント

イベント
2018/01/15

謝恩会、学園祭の打ち上げ、周年記念の式典や学会・シンポジウム、最近ではホームカミングデーなど、大学では年間を通してさまざまなイベントが開催されています。開催の目的、参加メンバーや人数はイベントによって大きく異なるため、会場選びや演出プラン、料理や飲み物の手配は幹事の腕の見せどころといえるでしょう。とはいえ、学生であれば学業や部活・サークル活動、教職員であれば日々の業務もあり、多忙ななかで幹事の仕事を全うすることは簡単ではないのが現状ではないでしょうか。

実はこんなときにおすすめしたいのが、ケータリングサービスです。ケータリングサービスなら、飲食の手配はもちろん、会場の手配や演出プランの相談など、イベントに関わるあらゆる手配に幅広く対応しているので、幹事をしっかりとサポートすることが可能です。

今回、大学のイベントのなかから「謝恩会」にスポットを当て、大学関連のイベントにおいてケータリングサービスができることと、その活用のメリットをご紹介します。
 

大学のイベントの特徴~規模と性格

一口に大学のイベントといっても参加者や目的はさまざまです。ここでは大学関連のイベントから、定番なものや近年増えている新しいタイプのイベントなどをいくつかご紹介します。
 

職員の懇親会

生徒や職員の数の多い大学では、それを支える大学職員や部署間の交流を深めるため定期的な懇親会が開催されます。新人が加入する時期や年度末などには、参加者が100名を超えるような大規模な懇親会が開催されることも珍しくありません。
 

学会、研究発表会

大学の日々の取り組みや、教授方の研究の発表の場として、公開授業や、協議会、シンポジウムなどを大学が主催するイベントです。学外から関係者も多く、大学にとって大切なイベントのひとつです。
 

ホームカミングデー

近年、日本の大学でも増えている注目のイベント。主に卒業生を対象に開催され、同窓生や先生、在校生などとの交流の場を持つことを目的としています。最近では地域の住民が参加するパターンも多く、大学の取り組みを広く世間に広めるための役割を担います。
 

謝恩会

卒業生が主催となり、お世話になった先生や職員の方々への感謝を伝える記念パーティー。学部や学科ごとに開催されることが多く、卒業生にとって大学生活の最後を飾る大切なイベントです。

思い出に残る謝恩会を作りたい!謝恩会幹事の仕事とケータリングにできること

ここでは、大学内で行われるさまざまなイベントの中でも謝恩会にスポットをあて、幹事に求められる役割や、ケータリングによるサポートをご紹介します。
 

謝恩会の会場探し

謝恩会の幹事としてはじめに直面するのが会場の選択。大学生活最後のイベントをより良いものにするために、予算や人数などに合わせてベストな会場を選択したいところです。ホテルやレストランなどそれぞれの会場のメリットとデメリットを確認し、より適切な会場探しに役立てましょう。
 

ホテル

謝恩会会場の定番といえばやはりホテル。料理やサービスの質に対する安心感、華やかなイベントにふわしい高級感、公共交通機関でのアクセスのよさなどが支持されている理由です。また、音響や照明、映像機器などといった設備も充実しているため、演出プランが考えやすいのも大きなメリット。反面、デメリットとしてはどうしても予算が高くなりがちなことがあげられます。謝恩会の会費は参加人数にも影響を与えるので、会費を抑えたい場合は検討が必要です。

 

レストラン

レストランも謝恩会会場として人気の高い選択肢のひとつ。レストランの魅力は料理メニューの豊富さや、ホテルと比べて価格がリーズナブルなところ。反面、人数に対して会場の広さが十分ではなかったり、音響機器や映像機器がなくて思ったような演出ができなかったりといった声もあるようです。

 

学校(体育館や大講堂など)

学校によっては謝恩会のために会場を使わせてくれるところもあります。思い出の場所で仲間や恩師たちと楽しいひとときを過ごせるのは大きなポイントといえるでしょう。おすすめは学校での謝恩会の開催にケータリングを活用すること。例えばマックスパートのケータリングサービスなら、ホテルクラスの料理とサービスの質をリーズナブルな価格で提供することが可能です。加えて、ケータリングサービスなら演出プランの相談から会場の設営、片付けまでワンストップで依頼できるので、幹事にとってもありがたいところです。
 

謝恩会の目的は「恩師に気持ちを伝える」ことと「仲間と楽しいときを過ごす」ことです。そのためにふさわしいのはどの会場か。予算や参加人数、どんなことをやりたいのかを思い描き、会場を選びましょう。

招待状の作成

謝恩会の日時と場所が決まったら、招待したい恩師の方々をリストアップし、招待状を作成しましょう。内容には日時と場所、会費の連絡、簡単な地図、出欠の確認などを盛り込むのが一般的です。招待状はできれば謝恩会の二か月くらい前には発送しましょう。

一般的な謝恩会のプログラム

謝恩会は、一般的には以下のようなプログラムで進行します。

1.開会あいさつ

謝恩会の開会を告げるあいさつです。一般的には司会者が行います。

2.恩師入場

お世話になった恩師の入場です。盛大に拍手で迎えましょう。

3.乾杯

先生方がそろったところで乾杯です。乾杯のあいさつは先生方のなかから代表であらかじめお願いしておくとよいでしょう。卒業生の乾杯ドリンクは恩師入場前に準備しておくとスマートに乾杯が進みます。

4.歓談

歓談に入る前に司会者から、本日の料理やドリンク、お手洗いや喫煙所などの案内があると参加者が心配なく会を楽しむことができます。

5.余興・出し物

余興や出し物で会を盛り上げましょう。学科やクラス研究室、友人などグループごとに用意します。学校生活にちなんだ演出などがあるとよりよいでしょう。

6.卒業生あいさつ

恩師への感謝をあいさつという形で伝えます。プログラムの時間との兼ね合いを考慮し、学部や学科ごとに代表者を何人か選んでおきましょう。

7.恩師よりあいさつ

出席してくださった先生よりあいさつを賜ります。

8.記念品・花束の贈呈

花束や記念品を想定するのであればこのタイミングがよいでしょう。

9.記念撮影

思い出に全体での集合写真が欲しいところです。カメラマンがいるようであれば、事前に打ち合わせをしておきましょう。

10.閉会のあいさつ

こちらも一般的には司会者が行います。二次会の案内などがあれば再度このタイミングで行いましょう。

 

プログラムは一般的なものです。大切なのは恩師に感謝の気持ちを伝えることや、卒業生たちの思い出に残る会であることです。型にこだわりすぎる必要はありません。基本的なところを押さえて、自分たちだけのオリジナルの謝恩会を開催しましょう。

謝恩会当日により会をスムーズに進めるうえでキーとなるのは司会者の存在です。規模の大きな謝恩会であれば司会者の重要度はさらに増します。慣れている人がいないようであれば、無理をせずプロにお願いするのも一案です。ケータリングサービスによってはプロ司会者の手配が可能な場合もあるので、相談してみるのもよいでしょう。

謝恩会の会場づくり~オリジナルな演出で盛り上げたい!

謝恩会がより盛り上がるように、会場づくりや演出プランを考えることも、幹事の大切な役割です。「恩師に気持ちを伝える」、「仲間と楽しいときを過ごす」という謝恩会の目的を念頭においてプランを考えましょう。

例えば、謝恩会で人気がある演出は、在学中の写真を使ったスライドショーやイベントごとのムービーといった映像の上映です。映像を通して皆で思い出を共有できるところが人気のポイントです。

また、謝恩会に欠かすことのできないのが恩師への花束の贈呈です。パターンとしてはプログラムの後半、謝恩会の最後の締めにもってくるのがよいでしょう。おいしい料理を食べたり、仲間たちとたくさん話したり、ゲームで盛り上がったりしたあと、花束の贈呈を行うことで、プログラムにメリハリがつき、より思い出に残る謝恩会になるはずです。

他には学校で行う謝恩会であれば、会場づくりを自分たちの手で行うことで、謝恩会の準備自体を皆で楽しむことができます。プランも自由度が広がるので、例えば、壁一面に思い出の写真を貼り付けたり、オリジナルで記念撮影スポットを作ったりなど、皆でアイデアを出し合って作る謝恩会はきっと思い出に残るはずです。その際、ケータリングサービスを利用するのであれば、演出プランや会場づくりの段階から相談に乗ってもらうことができます。うまく活用して自分たちだけのオリジナルな謝恩会を開催しましょう。

 

料理と飲み物~謝恩会に求められる飲食とは

料理と飲み物は謝恩会をより楽しむための大切なアイテムです。まず料理では、食べておいしいことはもちろん、会場をより華やかにするためにも、見て楽しむことができることがポイントです。また、謝恩会会場では参加者は皆、着飾ったなかでスタンディング形式で食べることが予想されるため、取りやすい料理や食べやすいポーションなどの配慮があると良いでしょう。加えて、イベントならではの実演料理やスイーツタワーなどがあれば、会場の雰囲気を盛り上げ、謝恩会に彩りを加えることができるでしょう。

飲み物は参加するメンバーに合わせて、多彩な飲み物を用意したいところです。シャンパンタワーやバーテンダーのいるカクテルコーナーなど、予算や演出プランに合わせて謝恩会を盛り上げるドリンクプランを用意してみてはいかがでしょうか。

料理と飲み物は会場の雰囲気を作るだけでなく、参加者の満足に直結する大切なアイテムです。時間が許すのであれば、会場となるホテルやレストラン、ケータリングサービスなどと綿密に打ち合わせをしたいところです。例えば、マックスパートのケータリングサービスなら、事前に料理の試食をすることができるので、より綿密な打ち合わせができそうです。

謝恩会の幹事はもっと効率的に!ケータリングを利用するメリット

謝恩会の幹事は卒業生が務めることが一般的です。しかし、自らも卒業式の準備などがあり、幹事としての仕事はできるだけ効率的に進めたいところ。例えば、会場の手配や、料理・ドリンクの手配、招待状などそれぞれ別々の業者に頼むと窓口が多くなり、トラブルがあった際などの連絡が大変なだけではなく、事務処理が増えたり、費用が余計にかさんだりなど、あまり効率的ではありません。よりスムーズに幹事の仕事を進めるためにも、窓口はできるだけ少なくすることがよいでしょう。

その際、会場となるホテルやレストランでまとめるのも一つの方法ですが、おすすめはケータリングサービスの活用です。マックスパートのケータリングサービスなら、謝恩会にふさわしいホテルクラスの料理やサービスを提供できるだけではなく、会場の手配から演出プランの相談、招待状の作成などをお願いできるほか、当日の会場の設営から撤去まで任せることが可能です。イベントに関わることに広く対応しているので、忙しい幹事の方のサポートにぴったりなケータリングサービスを活用して、幹事の仕事を効率的に進めましょう。

大学のイベントはケータリングと相性がいい

大学のイベントはイベントごとに参加メンバーも違えば、シチュエーションも違うなど、規模も性格もさまざまです。そんなときこそ、イベントに関わることに広く対応しているという点で大学のイベントと相性のいいケータリングサービスを、イベントのプロフェッショナルとして活用してみましょう。イベントがより効果的に盛り上がるだけでなく、幹事の仕事を効率的に進めることができるはずです。

 

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