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学会における飲食サービス、
求められるシーンとケータリングのメリットとは?

学会における飲食サービス、
求められるシーンとケータリングのメリットとは?

フード
2018/01/05

学会の飲食サービスといえば学会後の懇親会をイメージしがちですが、実は求められるシーンや目的はさまざまです。懇親を深めるための会食はもちろん、ランチョンセミナーやモーニングセミナー、コーヒーブレイクなど、学会の運営において「飲食」は欠かすことのできない大切な役割を担っています。
今回の記事では、学会の運営に必要不可欠な「飲食」に焦点を当て、それぞれのシーンで求められるサービスをご紹介します。加えて、運営事務局が学会の飲食をより効率的かつ効果的に提供するための手段として、ケータリングサービスをご紹介します。

 

「お弁当」に求められるサービス

学会はスケジュールが朝から夜までびっしりと詰まっているもの。あらかじめ準備でき、食べる時間や場所の融通が利く「お弁当」は、学会の場で欠かせません。最近では食事どきにセミナーを合わせたランチョンセミナーやモーニングセミナーなどもあり、「お弁当」の活躍の場は広がっています。

学会は来場者が多いだけでなく、年齢層も幅広く、国際的な学会では世界中からの来場が見込まれます。そのため、学会における飲食サービスでは、和洋中などの味の好みはもちろん、宗教にあわせたメニューやベジタリアン食など、いくつかのバリエーションから来場者自身が選べることがポイントです。また、最近では旬の食材を使用したものや地場食材を使用したお弁当が人気で、来場者の満足度も高くなっています。

 

「ドリンク・喫茶・軽食」に求められるサービス

スケジュールが詰まっている学会では、リラックスしたり、リフレッシュしたりするための場としてドリンクサービスは欠かせない存在です。大部屋の休憩ルームなどをはじめ、展示会場の場内や各ブース内、VIPルームやラウンジ、登壇者の控え室など、人が集まる場で必要とされるサービスです。

近年の学会ではドリンクメニューも来場者に応じて幅広い対応が求められます。定番のコーヒーや紅茶は、少し品質の高いプレミアムタイプが求められることも。ほかにも、ミネラルウォーターやガス入りのミネラル炭酸水、フレッシュジュースなど来場者に合わせて用意できるとよいでしょう。また、ドリンクに合わせて簡単につまむことができるサンドイッチなどの軽食や、クッキー・チョコレートなどのスイーツがあると喜ばれます。

ドリンクサービスとしては、来場者が気軽に利用できるセルフタイプのドリンクバーや、常駐スタッフによるカウンターサービス、VIPルームやラウンジでのフルオーダースタイル、控え室へのデリバリースタイルなど場に応じたサービスが必要です。
 

「懇親会」で求められるサービス

学会後や会期中に催される懇親会は、食事と合わせて会話を楽しみやすいビュッフェスタイルが人気です。年齢層も幅広く、舌の肥えた来場者が多く見込まれる学会の懇親会では、バリエーションに富む多彩なメニューはもちろん、確かな味とホテルクラスの高品質なサービスが必須です。また、国際的な学会ではベジタリアンやハラルに対応したメニューなど、来場者に合わせて多様なオーダーへの対応が求められます。

例えばケータリングサービスのマックスパートなら、寿司やそば打ちなどをはじめとした実演料理やドライアイスを使用した演出デザートなど、国内外を問わず広く来場者に喜ばれるお料理を提供することが可能です。加えて、ホテルの研修を受けたプロフェッショナルによるサービスサポートは、運営事務局の意思を反映し、プロのホスピタリティで来場者をお迎えしてくれます。


 

学会の飲食にケータリングを利用するメリット

学会の運営において飲食は、欠かすことのできない大切な役割を担っています。学会を成功へとつなげるためにも、それぞれのシーンでより最適なサービスを提供したいところです。

シーンごとに提供するメニューや求められるサービスが異なるため、運営事務局にとって管理がとても難しい学会の飲食。それぞれのシーンごとに必要な業者と打ち合わせをして運営するのも一つの方法ですが、限られた時間のなかで多くの業者や担当者とやり取りをするのは非効率的です。さらに、打ち合わせに十分な時間を取ることができず、結局思うようなサービスが提供できないことも。また、業者が増える分コストも増えることが予想されます。

運営事務局にとっての理想は、最小限の労力で最適なサービスを提供することではないでしょうか。
そこで、おすすめはケータリングサービスの活用です。例えばマックスパートのケータリングサービスなら、「お弁当」「喫茶」「お茶菓子」「懇親会のブッフェ料理」など、学会の飲食すべてのシーンに必要な商品とサービスをワンストップで提供することが可能です。

 

コストの削減と高品質なサービスを両立

窓口を一本化することで、限られた時間のなかでも綿密に打ち合わせをすることができるため、運営事務局の意思を反映した、より最適なメニューとサービスの提供につながります。また、メニュー変更やトラブルなど、飲食関連で急な対応にせまられたときには、窓口が一つなので素早く対応できることもメリットです。

また、窓口を一本化することで、打ち合わせや支払いといった事務的な作業を集約することができ、業務の簡略化にもつながります。また、多数の業者を利用する際と比較して、コストを抑えやすくなるという利点もあります。
 

「学会」に必要不可欠な「飲食」はケータリングで

「学会」を滞りなく運営するため、あらゆるシーンで活躍する「飲食」。最小限の労力で効率的に運営し、より効果的に活用したいものです。ケータリングサービスを上手く利用して、飲食面でも満足度の高い学会を開催しましょう。
 

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