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2017/12/01

方針発表会をより効果的なイベントとして機能させるためには、最適な会場選択がポイントです。ホテルなどの大規模会場から、会社の会議室などの小規模会場まで、方針発表会を企業の成長につなげるための会場選択のコツをご紹介します。

 

方針発表会の場所の選び方

方針発表会といえば、大企業がホテルやイベントスペースなどの外部施設を利用して実施するイメージがありますが、最近では中小企業が社内スペースを利用して開催するなど、そのあり方が見直されています。

方針発表会をより効果的なものにするためには、先入観にとらわれない、最適な会場選択がポイントです。ホテルなどの大規模会場から、会社の会議室で開催する小規模なものまで、会場の特性を知ることで、方針発表会をより効果的なものにしましょう。方針発表会を企業の成長につなげるための会場選択のコツをご紹介します。

 

方針発表会とは

方針発表会をより効果的なものにするためには、規模や人数、目的に適した会場を選択する必要があります。方針発表会について基本的なことを確認し、自社に最適な会場を選ぶようにしましょう。

 

目的～意識の共有

方針発表会を開催する一番の目的は「意識の共有」です。普段はそれぞれの持ち場で仕事に取り組む社員一人ひとりが、同じ目標や理念を共有することができれば、企業はより成長することができるはず。そのためのきっかけの場となるのが方針発表会です。

 

参加者～全社員参加型の社内イベント

方針発表会は社長が中心となり、企業の目標や計画、経営方針などを発表する場です。役員や一部社員だけでなく、できる限り全社員が集まることが望ましいイベントです。支社が各地にあったり、店舗展開をしていたり、仕事の関係で集まれない社員がいる場合は、オンラインで参加できる仕組みを整えたり、その場にいなくても内容が分かるような資料を用意するなど、できる限り多くの人が関われるような配慮をしたいところです。
最近では、社員だけでなく、取引先や金融機関などを招待し、自社のブランディングに役立てようと考える企業も増えています。

 

一般的なプログラム～企業独自の色を出すとより効果的に

方針発表会の一般的なプログラムをご紹介します。

1.開会宣言
司会者が行うことが一般的です。

2.社訓もしくは経営理念の唱和
参加者全員で行います。

3.来賓紹介
取引先などから招待している来賓がいればここで紹介します。

4.社長より総括と計画発表
売り上げや利益などをもとに、社長が前期までの総括をし、続けて今期の目標、経営計画などを発表します。

5.社員より総括と計画発表
プロジェクトリーダーなどが中心となり、自分のチームが関わっている仕事の紹介や、これまでの結果、これからの目標、計画を発表します。

6.表彰
前期を振り返り、社の模範となるような仕事をした社員などを紹介、表彰します。

7.内定者紹介
これから仲間になる内定者を紹介します。

8.社員代表のメッセージ
方針発表会を経ての感想やこれからの決意表明などを、社員代表がメッセージとして伝えます。

9.社長のメッセージ
方針発表会を経ての感想やこれからについてなど、参加者にメッセージを伝えます。

10.閉会宣言
司会者が行うことが一般的です。

表彰に力を入れたり、社員によるプレゼンをメインにしたり、音楽や映像などの演出で盛り上げたり、プログラムは企業によって多様です。こうしなければいけない、というやり方はありません。プログラムや演出プランなどで企業独自の色が出ると、方針発表会は社員にとってより魅力的なイベントになるでしょう。参加者に一体感が生まれ、仕事のモチベーションへつながる場にすることが大切です。

 

 

方針発表会の開催場所

方針発表会の会場としての外部施設、社内スペースそれぞれの特性をご紹介します。

 

外部施設、ホテルやレンタルルームで方針発表会を開催する際に知っておきたいこと

社員数の多い大企業が方針発表会を行う場合、社内スペースでは間に合わず、必然的にホテルやイベントスペースなどの外部施設を利用することが多くなります。人数に適した会場をその都度選べることは、外部施設のメリットのひとつです。他にも外部施設を利用すると、普段とは違う環境が非日常感を演出し、社員の参加意欲をかきたてます。また、映像や音響といった設備が豊富な会場では、演出プランにこだわることもでき、より企業独自の色を出すことが可能になります。

最近はイベントスペースも多様で、映画館や歴史的建造物などを方針発表会の会場として利用することも可能です。そのような会場で方針発表会を開催することができれば、参加者のモチベーションを高めるだけでなく、来賓などへ向けたブランディングにも良い効果を与えることができるでしょう。

反面、人気の施設は予約を入れることが簡単ではない点や、急な変更による日程調整の融通がつきづらい点、費用がかさむ点などがデメリットとしてあげられます。また、大人数が参加する方針発表会ではロケーションが最重要ポイントです。アクセスが悪く参加者に負担を強いるようでは、せっかくの方針発表会の効果が半減してしまうので注意が必要です。

 

社内スペースで方針発表会を開催する際に知っておきたいこと

外部施設と比べて社内スペースで開催する場合、アクセスの良さと費用を抑えることができる点は大きなメリットです。
反面、ふだんの会議との差別化がむずかしかったり、設備的な問題で演出プランがマンネリ化してしまったりする可能性もあるため、参加者のモチベーションを刺激する工夫が必要です。

解決策のひとつとしてケータリングの利用をおすすめします。実はケータリングは料理のデリバリーのみのサービスではなく、イベントの企画から演出プラン、方針発表会後の懇親会の料理までオールインワンで相談できる優れもの。音響や照明など演出に必要な設備の用意もできるケータリング会社もあるので、社内スペースで開催する際には、頭に入れておくとよいでしょう。

 

方針発表会における懇親パーティーの役割とメリット

方針発表会は、パーティーなど懇親会を開くことで、より効果的なものとして機能します。

方針発表会を全社員が一堂に会するまたとない機会としてとらえ、社員交流促進の場として活用しましょう。懇親パーティーを開くことで久しく会っていなかった同期と再会することができたり、いつもはあまり交流のない部署の社員とお互いの役割について語り合ったりと、普段の業務では経験できない貴重な機会を提供できれば、社員にとって方針発表会の価値は高まるでしょう。

また、懇親会で供される美味しい料理やお酒は、社員の仕事に対する意欲をかきたてる重要な要素です。さまざまな趣向を凝らして、「参加してよかった」「また参加したい」そう思えるパーティーを行うことで、仕事へのモチベーションや会社へのロイヤリティを高める効果が期待できます。

方針発表会が外部施設で行われる場合は、施設内の別会場などで懇親会を行うことができるとスムーズです。
社内スペースを利用した懇親会では、いかに特別感を演出できるかどうかがポイントになります。ケータリングなどを活用し、華やかで参加者が楽しむことのできるパーティーを企画しましょう。

 

適切な会場選びで効果的な方針発表会を開催しよう

方針発表会は企業の成長を促すための大切なイベントです。より効果的な会にするために、企業の規模や目的に適した会場で開催しましょう。

 

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