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はじめてでも安心!忘年会幹事マニュアル

はじめてでも安心!忘年会幹事マニュアル

イベント
2017/11/06

忘年会は企業にとって一年を締めくくる一大イベント。忘年会の幹事は、経験者にとっても大変な任務です。はじめて忘年会の幹事を任されたのであれば、不安が生じるのは当然です。

はじめて忘年会の幹事を任されて不安なのは、「何から手をつけるのか」「何をすればよいのか」が分からないからではないでしょうか。日程の調整の仕方やお店を決めるポイント、お店とのやり取りのコツ、当日の進行からアフターフォローなど、ひとつひとつやるべきことをリストアップしていけば、不安は解消されるはずです。
忘年会幹事としての基本的な仕事をマニュアルとして確認し、少しずつ不安を安心に変えていきましょう。

 

第一歩は情報収集から

忘年会幹事の第一歩は情報収集です。毎年同じように忘年会を開催している会社であれば、前任者や上司、同僚を頼りに忘年会の情報を集めます。また、会社として記録に残しているところもあるので、その際は担当部署に問い合わせるとよいでしょう。例年、どのようなスタイルや雰囲気で忘年会を行っているのか、また場所や参加人数、予算などが分かれば第一段階終了です。幹事としてやるべきことが見えてきます。

新しい会社で過去の例がない場合や毎年異なるスタイルで行っているような場合は、歓送迎会など他の宴会を参考にしたり、忘年会について社内でアンケートをとったりするとよいでしょう。社内以外では、グルメサイトなどを利用したり、別の会社で働いている友人を頼り参考にしたりすることで、情報収集に役立てることができます。

 

【準備編】忘年会の成否は準備次第!

情報を集めたら、準備に取りかかります。忘年会がうまくいくかどうかは、準備にかかっているといっても過言ではありません。集めた情報をもとに、準備段階のポイントを具体的に分類・整理して、万全の体制で忘年会に臨みましょう。

 

準備はいつから?お店の予約は直前でも大丈夫?

 
幹事に任命されたら、早い段階で一度、お目当てのお店とコンタクトを取ることをおすすめします。特に人気のお店をねらっている場合や大人数の場合は、日程の空き状況を早い段階でお店に確認しましょう。お店によっては、10月に入るころには忘年会の予約を開始するところもあります。

 

日時調整と出欠確認のポイント

 
次に日程調整のポイントです。忘年会を会社主導で開催している場合は、日程がある程度決まっていることがあります。その際は恒例に沿う形で準備を進めていきましょう。
反対に日程が会社主導で決まっていない場合は、メールや回覧などで忘年会希望日を集計するのが一般的です。その際は事前に収集した情報をもとに、あらかじめ候補日を4〜5日程度に絞ることで、調整がスムーズに進みます。
幹事としてはひとりでも多くの社員に参加してもらいたいものですが、なかなか全員の日程を合わせるのは難しいものです。日程を決める際に、都合がつかず参加できない人への配慮を忘れないことは、幹事として大切な心構えです。

 

予算を決める際のポイント

 
忘年会の予算は、お店や料理だけでなく、参加者の人数をも左右するポイントです。まず確認したいのは、個人負担か会社負担かというところ。集めた情報をもとに上司や担当部署へ確認をとったあと、男性と女性の割合などを考慮して落としどころを見つけましょう。

 

お店を決めるポイントとお店とのやり取りのコツ

 
日時と予算が大まかに決まったらお目当てのお店とコンタクトをとり、予算や参加者に合わせて料理やドリンクの内容を調整しましょう。

会場の確認も重要なポイント。喫煙の可否(または禁煙席が用意できるかどうか)や、テーブル席・座敷席などの座席タイプに加えて、余興スペースやマイクなどの機材の有無、オプション料金の発生の有無などは必ず確認しておきましょう。その際、忘年会の進行をイメージすることで、確認すべきポイントが見えやすくなります。
お店の立地も確認すべき大切なポイントです。会社から移動しやすい場所や、社員のなじみのある場所、交通アクセスの良い場所が基本となります。お店の立地は忘年会成功の必要条件です。参加者への影響を考慮して、会場を設定しましょう。

時間に余裕があれば、ランチタイムを利用して会場の下見をしてみましょう。会場の雰囲気がわかるだけでなく、前もってお店のスタッフにあいさつを済ませておくことが大切です。お店のスタッフを味方につけることで、例えば、当日の急な人数変更などのトラブルが起こった際、配慮してもらうことができたり、よりサービスを手厚くしてもらうことができたりなど、いろいろと利点がある場合もあります。

 

ケータリングを利用した忘年会のメリット

 
会場選びに困ったら、ケータリングの利用を考えてみてはいかがでしょうか。ケータリングとは、社内の会議室や広めのホールなどを利用して、料理やドリンクを運びこみ、宴会を開催する方法です。

社内のスペースを活用することで移動時間が必要なく、忙しい人でも気軽に参加できるというメリットがあります。もちろん、出席率のアップにもつながるでしょう。また、ケータリング会社によっては、会場の設営から片付けまで、オールインワンで任せることができるので、幹事の負担が軽減されることもうれしいですね。加えて、豊富なメニューから希望に合わせた料理やドリンクの用意できるなど、実は外のお店と変わらないサービスを受けることができることがケータリングの特徴です。
会場費がかからない分、料理の内容やサービスをグレードアップできるなど、リーズナブルでバリエーションが豊富なケータリングサービスは、企業における新しい忘年会の形になるかもしれません。

 

【直前~当日編】気配り、心配りで忘年会の満足度アップ!

幹事はいわゆる黒子の役割です。気配り・心配りを大切にすることで忘年会の満足度が変わってきます。忘年会の直前から当日にかけて、幹事としてやるべきこと、気にすべきポイントをリストアップしていきましょう。

 

リマインドでキャンセル防止

 
忘年会のシーズンは、何かと仕事もバタバタしてしまうもの。直前のリマインドだけでは思いがけないキャンセルが増えてしまうことも考えられます。一週間前を目安に最低2度のリマインドを心がけると安心です。
リマインドは参加者だけでなく、お店に対しても合わせて行いましょう。思わぬ取り違えなどがなくなり、お互いに安心です。

 

当日の役割分担

 
スムーズに忘年会を進めるためにも、進行に合わせてあらかじめ役割を確認・分担しておきます。その際、幹事だけで手が足りなければ、無理をせず同僚などに手伝ってもらいましょう。忘年会の規模にもよりますが、受付係・会計係・案内係・司会などが一般的です。

 

当日の進行と挨拶

 
ここでは50〜100名クラスの大人数の忘年会を想定し、スムーズに忘年会を進めるために必要な一連の流れを、一般的な忘年会の進行プログラムに合わせて確認しましょう。

  1. 1.開会宣言:幹事、もしくは司会者
  2. 2.あいさつ:会社の代表者など
  3. 3.乾杯:2のあいさつと3の乾杯は、同じ人が合わせて行う場合もあります。基本的には、出席者の中で立場が上の人に担当してもらうことが多くあります。
  4. 4.会食:予定通り料理が提供されているか、飲み物などは足りているかなどを適宜確認しましょう。
  5. 5.余興(あれば):例年行っている場合は、あらかじめ同僚や後輩などに依頼しておきましょう。
  6. 6.中締めあいさつ:簡易的なものであれば、幹事もしくは司会者が行います。区切りとして「一本締め」などを行うようであれば、立場が上の方の中からふさわしい人に担当してもらうことが一般的です。上司や先輩に確認し、お願いするようにしましょう。

 

二次会の手配

 
忘年会で盛り上がったあとは、二次会でもう少し楽しみたいことも。あらかじめ二次会の会場を手配しておけば万全です。忘年会の会場からアクセスしやすい場所を設定できるとよいでしょう。

 

トラブルは起こるもの

 
どれだけ万全に準備をしてもトラブルは起こるものです。一般的なトラブルとしては、以下のようなものがあります。

  • 当日欠席者がでて会費が足りなくなってしまった。
  • 飲みすぎた人がでて、介抱が必要になった。
  • 盛り上がってお店の器物を破損してしまった。

いずれも突然起こってしまうと「どうしよう……」と焦ってしまうかもしれませんが、あらかじめ対応策などを想定しておくと安心です。自分ひとりで解決できないことは、慌てず上司やお店のスタッフに報告、相談するのもひとつの方法です。

 

アフターフォローを忘れずに

無事に忘年会が終わったら、幹事の最後の仕事としてアフターフォローを忘れずに行います。準備や当日の進行を助けてくれたメンバーに感謝の意を伝えましょう。加えて、忘年会の思い出を写真など使い、参加者と共有できるとベターです。社内SNSや社内メール、社内広報や社内掲示板などを利用すると良いでしょう。

 

マニュアルを活用して楽しい忘年会を

忘年会の出来不出来は幹事次第といわれます。プレッシャーのかかる任務ですが、気持ちばかり先走ってしまっては、空回りしてうまく進まないことも。マニュアルをひとつの拠り所として活用して、楽しい忘年会を開きましょう。

 

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