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またホテル?社内イベントを会場選びから見直そう

またホテル?社内イベントを会場選びから見直そう

会場
2016/02/24

社内イベントの幹事を任されて頭を悩ませるのが会場選び。ついつい同じような会場ばかり選んではいませんか? 飲食可能で、会議も宴会も可能なホテルは便利でいいけれど、マンネリ化してしまいがちです。いつもとは違う雰囲気を作りたいなら、会場選びから見直してみましょう。イベントに合う雰囲気や機能を備えた会場の選び方についてお伝えします。

イベントの目的に合わせた会場選びを

本来は、イベントの目的に合わせて、その都度、会場を選びたいもの。イベントの内容が違っても、いつも同じ場所、同じ食事のメニューで代わり映えがしないのは参加者にとっても新鮮味がありません。
社内イベントにはさまざまな種類があります。恒例となる入社式や株主総会、数年に一度の大イベントとなる周年記念パーティー、あるいは社員同士の交流を目的とした親睦会、家族を招待するファミリーデーなど……目的はさまざまです。目的に合わせて場を整えるのも、イベント企画者の腕の見せどころ。会場を変えるだけで、イベントの印象が大きく変わります。近年、主要都市に限らず、各地域で貸し会議室やレンタルスペースが充実してきました。マンネリ化したイベントに変化を与えるためにも、定番となっているホテル以外の会場を検討してみましょう。

自由度の高い会場設定を

ホテルの利用は、サービスは行き届いているけれど、演出や用途などに限界があります。こうした制約を前提にイベントの企画を考えることになり、その結果、できることが限定されてしまうのです。そうして、例年似たような内容になってしまうという悪循環を招きます。まずは、会場を固定せず、「実現したいこと」や「社員の要望」を軸に自由度の高い企画を考えてみましょう。

にぎやかな宴会には会場を華やかに

交流や飲食を楽しむことが目的の宴会には、イベント会場自体を遊びのある場所に設定してみましょう。例えば、忘年会、新年会、ファミリーデー、慰労会のような宴会には、流行の観光スポットや話題の場所を候補にあげてみて。そのほか、遊園地や屋形船、クルーズ船、ボーリング場などを借り切るのも一案です。そこに行くだけで楽しめるから、参加者も増えることでしょう。「あの年はあそこに行ったよね!」と思い出に残る宴会になることうけあいです。

会議も兼ねたイベントに

例えば、入社式や株主総会、周年記念パーティー、キックオフパーティー、表彰式、チームビルド、コンテストといったビジネスイベントを行う場合、参加者が移動しやすく、会議もできるような場所がおすすめです。多忙を極める社員でもスムーズに参加できるような場所で開催することが理想的。立地条件のよい貸し会議室やイベントホールを利用してみましょう。

自社会議室も有効に利用しよう

自社内にあるホールや会議室も、イベント会場として活躍します。特に、準備期間が短いイベントが決定した場合、自社内を有効に利用してみましょう。参加人数や開催日にも融通が利き、社屋を利用することで、会場費もかかりません。費用に余裕ができれば、その分を食事内容や景品などに回すことができます。
また、社内会場で行うイベントであれば、移動の負担もかからず、参加しやすいのが大きなメリットです。食事の準備が大変であれば、ケータリングを活用しましょう。

企画づくりは会場選びから

社内イベントを企画する際には、それぞれに明確な目的があるはず。目的が違っているのに、同じ会場ばかりでは、参加者も飽きてしまいます。会場選びを見直すことで、予算の使い方や時間の設定が自由になります。イベントに求められる目的と必要な機能を念頭において会場選びをすれば、新鮮な刺激を与えられることでしょう。
マックスパートでは会場の用意・お食事だけでなく、イベント運営までお手伝いいたします。設営や後片付けまでをサポートさせていただくので、負担も軽減できます。お気軽にご相談ください!
ケータリングは大阪のマックスパート

参考:
屋形船で社内イベントを盛り上げよう!|調整さん
社員のモチベーションをあげるイベント術(2)|マネジメントリーダー

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