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スムーズにイベントが進行する企画の流れとは?

スムーズにイベントが進行する企画の流れとは?

企画
2015/04/27

イベントというと、企画を考えるのが大変というイメージがあるかもしれません。しかし、流れを押さえて進めれば企画も立てやすく、イベント自体もスムーズに運営できるようになります。
そのためには、企画の段階でさまざまな要件をクリアしておくことが重要です。流れに沿って企画を立てることが、成功するイベントの秘訣といえるでしょう。実際にどのような流れで企画を立てていけばよいのか、みていきます。

企画とは何か

企画とは目的を達成するための手段であり、そこを明確にすることが、スムーズな企画立案の第一歩です。イベントの目的は何でしょうか? 楽しんでもらうこと、伝えること、認知してもらうこと、共感してもらうことなど、さまざまな目的があるでしょう。それを達成するためには、どのようなことをするのかを考えることが企画です。単に面白いことを考えて、実施すればよいというわけではありません。

企画立案の流れ

以下の順番を参考に、実際に企画を立ててみましょう。スムーズに立案することができます。

1. 参加者プロフィールを明確にする

想定している参加者のプロフィールを具体的にイメージします。性別、年齢層、職業など、来てほしい人の代表的なイメージを明確にすることで、その対象に向けて効果的な企画を立てられるようになるからです。
小さな子どもがいる主婦、平日の昼間は働いているビジネスマン、独身のキャリアウーマン、自由な学生など、それぞれ行動パターンは異なります。それぞれの好きなもの、受け入れやすいものなど、参加者が具体的にイメージできていれば企画内容のポイントを策定する際に役立ちます。

2. タイムスケジュールを作る

参加者プロフィールが決まったら、企画を立案するとともに、当日の流れを考えます。主催者のあいさつ、来賓の紹介、乾杯のセレモニー、ケータリング、催し物、閉会のあいさつなど、目的に応じて実施すべき内容は異なるでしょう。
参加者が会場に到着してから帰るまでのタイムスケジュールを作ることで、より具体的な企画を立てられるようになります。時間を長くとりたいもの、会場が盛り上がったところで実施したいことなど、明確にしておくと当日のスケジュールが組みやすくなるでしょう。

3. 日時と場所から会場を決める

次に会場の選定に入ります。そのためには、日時と場所をどこにするかが重要ですが、イメージした参加者が来やすい日時、行きやすい場所であることを考慮してください。主婦なら昼間、ビジネスマンなら就業後、地方からの参加者が多いならターミナル駅に立地していること……などです。
具体的な企画内容が確定していれば、それを実現できる設備や環境のあることも優先すべきポイントになるでしょう。プレゼンテーションが必要なら、プロジェクターや音響設備が充実している会場を選びます。飲食をともなう企画なら、ケータリングが利用できることなども会場選びの条件になってきます。

4. 予算の確定

すべての企画内容をリストアップし、それに対して必要な金額を試算していきます。イベントを実施する会場費、ケータリングや装飾など会場内で発生する費用、イベント当日の運営にかかわる人件費、参加者を募集するための告知費、事務局の運営経費などです。
いくらかかるのか予測のつかないものに関しては、見積もりを取ります。いくつかの発注先候補から見積もりを取り、もっとも適したものを選ぶのも賢い方法です。イベントへの参加費用を決めたり、金額が膨らみ過ぎるようなら企画内容を変更したり、事前に予算を把握することでスムーズな運営に役立ちます。

成功するイベントは企画次第

イベント実施時は、やみくもに企画を立てればよいというものではありません。開催の目的を押さえたうえで、流れに沿って企画し、当日のスムーズな運営を目指しましょう。周到な企画をすることが、イベント成功への近道です。

 

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