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パーティーの受付にもルールあり。主催者が知っておきたい受付マニュアル

パーティーの受付にもルールあり。主催者が知っておきたい受付マニュアル

パーティー
2015/04/21

パーティーは顧客や取引企業と円滑に交流する最良の機会。イメージアップに使えるだけでなく、多くの顧客と信頼関係を築くチャンスでもあります。パーティーの良し悪しがそのまま企業のイメージにつながるため、主催側は緊張感をもって取り組んでいることでしょう。
イベントを運営する上で、特に気を付けたいのが受付での対応です。ゲストを招く最初の窓口であり、その印象がパーティーへの評価に大きく影響します。進行を妨げない効率の良さを重視しながら、好印象を与える受付の対応についてお伝えします。

パーティーの受付は「総合窓口」という心構えで

受付は、出欠を確認するのが主な仕事です。しかし、ゲストにとって受付は常にスタッフが常駐する「総合窓口」という認識ももっています。クロークや会場案内係としての役割から、パーティーの内容やスケジュール、その他ゲストの参加状況まで、さまざまな対応を求められます。受付を担当するスタッフは、イベントの趣旨を含め、会場についても必ずチェックし、全体の流れを把握しておきましょう。
また、混雑するような場合でも、常に笑顔で対応し、相手へ背を向けないように注意しましょう。無駄なおしゃべりも良い印象を与えません。私語は慎み、業務連絡であっても、その場で会話をやり取りするのは避けるようにします。「おもてなし」の気持ちで、常にゲストを優先する姿勢で臨みましょう。

受付業務を効率よく進める「事前準備」の重要性

受付は流動的な業務が多く、どこまで準備すべきかわかりにくいと感じる場合もあるようです。とはいえ、準備不足では現場が混乱し、効率よく進めることはできません。参加者のリストはもちろんのこと、名札や配布物は個別にまとめておきましょう。急なキャンセルや、急な追加も考えられます。その場合の対応も、前もって決めておくとスムーズです。
また、ゲストの人数に合わせて、受付を担当する人数も調整しましょう。ゲスト30名につき受付1名が理想的です。VIP対応が必要な場合、担当者を振り分けておきましょう。会場が広い場合は、受付の近くに誘導を行う人員も配置します。イベント責任者は余裕のある人員の確保を心がけ、ゲストを待たせないように臨機応変な対応を指示してください。大規模なパーティーでは、スタッフ一人当たりの負担が大きくなってしまいがちです。事前準備に時間をかけ、入念な打ち合わせを行いながら、効率を高めていきましょう。

当日の受付業務。流れを確認し、最終チェックを。

当日、どんな流れで対応するかも、事前に予定を立てておきましょう。リーダーとなる人材を中心に、タイムスケジュールを作成し、受付を担当するすべてのスタッフに業務を徹底します。進行の上で実施をおすすめするポイントは以下の通りです。

  1. 当日、出席するゲストの人数を最終確認し、配布物の数や並びを調整
  2. 受付担当者は、開場1時間前には待機。責任者との連絡手段の確認し、テストを行う
  3. VIP対応、誘導係など、担当する業務の最終確認
  4. 到着が早いゲストへの誘導と対応
  5. 時計を合わせ、イベント責任者へ確認の元、受付業務開始
  6. 遅刻者の対応と同時に、総合窓口として、パーティー終了まで待機
  7. 可能ならお見送りをし、最後の一人まで笑顔での対応を

ゲストが求める「誠実さ」に応えよう

パーティーに対する評価は、会場に入る前からはじまっています。それはそのまま、企業への評価につながるもの。案内状の送付や出欠連絡のやり取りから、当日の進行、事後のお礼まで、細かい心配りが企業の姿勢として判断されています。信頼関係を築く時、誠実でいることが基本です。受付の対応によってゲストが求める誠実さをアピールできれば、パーティーの成功に一歩近づきます。受付は、パーティーの顔、企業の顔として大きな役割があることを理解しておきましょう。

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