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懇親会の案内状はどんな形式?ビジネス関係者へ送る案内状の書き方

懇親会の案内状はどんな形式?ビジネス関係者へ送る案内状の書き方

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2015/03/21

共通する話題を楽しみながら、お互いの親交を深める懇親会。社内スタッフが集まる少人数の飲み会から、顧客や取引先の企業を対象としたビジネスイベントまで、その目的や対象はさまざまです。身内だけの飲み会なら形式を重視した案内は不要ですが、ビジネスの一環として行う場合は、会を行う目的を記した案内状を送るのが基本です。
一般的なパーティーと異なり、懇親会を主催する意図を伝え、できるだけ参加してもらえるような案内状作りを意識しましょう。取引先や顧客への案内はもちろん、上役やOGへ送る場合も、内容に失礼がないよう注意する必要があります。そこで今回は、案内状に記載するべき基本情報に加え、良い印象を与える案内状の作り方について紹介します。

敬意を伝える案内状の形式

送られた相手にとって、意外と気になるのが案内状のランクです。はがき一枚の案内と、封書による高級感のある案内状とでは、参加前からパーティーの印象が異なります。最近ではメールで連絡することも多いようですが、形式を重んじるのであれば、紙面での案内は必須です。

案内状ははがき?それとも封書?

同窓会などで使われる案内として一般的なのが、往復はがきを使ったスタイルです。経費の負担も軽く、準備も簡単です。届いたらすぐに読んでもらえる反面、第三者の目に留まることもあり、オープンな印象を与えます。簡易性の高い案内状となりますので、特別なゲストには向きません。パーティーの規模にもよりますが、経費の利点だけで往復はがきを選択するのは控えましょう。
顧客や取引先企業、幹部や役員宛に送るのであれば、返信用のはがきを別に入れた封書の案内状が適しています。封書での案内は、相手への敬意を示します。さらに、封書の場合は、郵送ではなく直接手渡しすることで、より丁寧な対応となり好印象を与えます。親密な相手には往復はがきで、ゲストには封書で、と使い分けてもよいでしょう。

忘れずに書いておきたい案内状の基本

案内状の形式が決まったら、記載する内容を下書きしてみましょう。案内状の内容で、押さえておきたい基本の内容をまとめてみました。

1.日時と場所は、詳細に

懇親会の日程はもちろん、時間は開始から終了まで細かい予定時刻を記載しましょう。参加者にとってスケジュールが立てやすくなり喜ばれます。また、会場の案内には、会場の住所や電話番号も忘れずに。スマートフォンの地図機能や車のナビシステムが充実している現代では、検索に必要な情報があると、移動に便利です。もちろん、公共機関を利用する人のために、地図や最寄り駅を添えるのも良いでしょう。

2.出欠連絡の締め切りはわかりやすく

主催者にとって出欠の連絡は早目にもらいたいもの。往復はがきを利用する場合には、大きく記載しておきましょう。封書で、案内と出欠連絡用のはがきを別に同封する場合には、案内面だけでなく、はがきにも締め切りを記載すると、期限内に投かんしてもらいやすくなります。
立食などで当日の人数制限がかかる場合は、開催1カ月前に締め切りを設定するなど、早目の連絡をお願いしましょう。急なキャンセルが出る場合もあるため、懇親会当日につながる連絡先も記載します。

3.心遣いが伝わるプラスのコメント

懇親会に参加するとき、悩んでしまいがちなのが服装です。簡単な服装規定を記載すると、参加者も安心です。ただし、「ビジネスカジュアル」といったあいまいな表現ではわかりにくいもの。「セミフォーマル」「スーツ着用」といった具体的な指定の方が良いでしょう。
また、特別な招待客には、手書きで一言コメントを添えるのも好感度が上がります。日頃の感謝の気持ちを添えて案内状を完成させましょう。

懇親会の出席率を左右する案内状の役割

懇親会は、参加者同士の交流が大きな目的のひとつです。しかし、主催する側にとっては、ビジネスの相手へ感謝を伝えたい、日頃の働きについて参加者をねぎらいたい、といった思いを伝える場でもあります。懇親会への案内状は、出欠を確認するだけの招待状ではなく、主催者の意図を参加者に伝えるものと理解しましょう。
案内状は、内容によって出席率が左右されるもの。丁寧な案内状で、ビジネス相手とより良い関係を築きましょう。

 

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