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表彰式はシナリオが命!スムーズな式の進め方とは

表彰式はシナリオが命!スムーズな式の進め方とは

イベント
2015/01/20

表彰式といえば、単に賞状を渡すだけと思いがちですが、内容や環境によって、式の進行も異なります。厳粛に行うのか、もしくは、にぎやかに行うのか……理想の雰囲気を作れたら、受ける側も、祝う側もとても良い思い出になることでしょう。
雰囲気にあった盛り上がりを見せるには、前もってシナリオを用意しておくのが一番です。スムーズな進行にもつながるシナリオの作り方について考えてみましょう。

表彰式のシナリオとは、詳細な進行表のこと

表彰式は、表向きには受賞者へ賞状や景品を渡す場面が注目されるものであり、さほど手間のかからないイベントのように考えられています。しかし、失礼にならないように賞状を渡す順番を検討したり、人によって異なる景品を間違わないように渡したりといった、細かい配慮が必要になります。
そうした配慮の部分を含めて作成するのが、シナリオです。司会者のコメントだけでなく、作りたい雰囲気やスタッフの動き、チェックするべきポイントなどを記した詳細な進行表を作成しましょう。

誰がやっても盛り上がるシナリオを!

表彰式のシナリオ作りで重要なのは、司会者とスタッフの動きを明確にすることにあります。司会者は全体を誘導し、スタッフは司会者と連携しながら進行を支えるというそれぞれの役割を理解しましょう。このチームプレーが、スムーズな進行を作り、良い雰囲気を印象付けます。
司会者とスタッフの立場から、シナリオを作成する際に注意したいポイントをチェックしてみましょう。

司会者は、受賞者だけでなくスタッフの動きも確認を

表彰式を進めるにあたり、司会者は受賞者を紹介し、表彰台までの誘導を行います。特に難しいのが、受賞者に移動を促すタイミングです。台本の文章に気を取られて司会者のタイミングだけで進めてしまうと、表彰の準備が間に合わない場合もあります。
そうしたミスを防ぐためにも、シナリオのなかでスタッフとアイコンタクトを取るタイミングを決めておきましょう。場合によっては、準備に思わぬ時間がかかることも。そんなときのために、受賞者方の簡単なプロフィールや、受章に至った経緯などの資料があると役立ちます。

特に重要な「アテンド」の役割

裏方のスタッフは、表彰状と賞品を用意し、渡す相手を間違わないように準備します。表彰者の近くまで賞状などを運ぶ人を「アテンド」と呼びます。
厳粛な表彰式では、アテンドは最低でも2名が必要です。1名は表彰者のそばで待機し、もう1名は賞状などを黒盆に乗せて運ぶ役割です。どちらもアテンドは女性の方が、良い印象を与えます。
表彰者のそばで待機するアテンドは、運ばれた賞状の氏名を確認後、表彰者へ手渡します。また、受賞者を正しい立ち位置に促すなどの役割もあり、いわば表彰者の補佐に当たります。黒盆に乗せて運ぶアテンドは、トロフィーのような不安定なものを運ぶ場合もありますので、できれば練習しておくとよいでしょう。

表彰する順番に要注意!

特に気を付けたいのが、表彰を行う順番です。当日になって受賞者が急遽欠席になったり、都合で遅れたりすることもあります。出席者がそろっているか、順番の変更が必要かどうか、司会者が確認し、必ずスタッフへ伝えましょう。進行上、口頭での確認が難しいと思われる場合は、最終決定を紙面で受け渡すとスムーズです。こうしたやり取りも、シナリオに入れておきましょう。
大きな表彰式の場合は、司会者とアテンドを含めたリハーサルを行っておくと、より安心です。

表彰式を盛り上げる+αの演出

進行のシナリオが出来上がったら、雰囲気作りをプラスしてみましょう。例えば、音楽の力を借りて盛り上げるというのも一案です。どのタイミングで音楽をかけ始めるかも、シナリオに入れ込みます。また、照明が調整できる会場なら、ステージの明かりを工夫してみましょう。パーティの途中で行う場合は、料理のタイミングを考慮すると、出席者全員から喜ばれます。
せっかくの表彰式、渡す側も受け取る側も印象に残るイベントにしたいもの。シナリオは準備できるけど、スタッフが確保できない場合は、プロの司会者やアテンドを手配してくれる会場もありますので、確認してみましょう。

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