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どこまでプロに任せますか?オリジナリティあふれる企業イベントにするコツ

どこまでプロに任せますか?オリジナリティあふれる企業イベントにするコツ

企画
2014/11/09

企業パーティー・イベントの担当者になったら、まず、最初にすべきこととは、何でしょう。どのように企画を進めていったら良いのでしょうか。

社内で決めておくべきこと、外注してプロにませるべきこと、この2つの線引きが上手にできれば、企業イベントはスムーズに企画、運営できます。とくに、ケータリングにはさまざまな種類があるので、ここに注力すればオリジナルカラーの出るイベントとなります。

そこで今回は、基本的な企業イベントの運営の仕方を紹介します。

社内で決めておくべきこと

専門会社に発注するかどうかによって企業イベントの計画の仕方は変わってきます。発注せずに社内スタッフだけで企画から実施まで行う場合でも、たとえばケータリングや不足する機材などは専門会社に依頼することになります。

あらかじめ社内のコンセンサスをとって何を決めておいたほうが良いかを見ていきましょう。

予算と人数

何人の招待客を呼び、それに対しての予算はいくらなのか。これは最低限、社内で決めておくべき問題です。予算が決まらないと、企業イベントの全体構想を練ることもできません。

予算の考え方には、イベント全体予算として計上する場合と、招待客ひとりあたりの単価で計上する場合などがあります。いずれにせよ、予算と人数を確定させ終わったあと、会場やケータリング内容を決めるなどの次の段階へ進むことができます。

会場の考え方

社内で開催するのか、どこか別の会場を借りるのか……、これによって企業イベントの組み立ては大きく変わってきます。なるべく早い段階で、社内か別会場かを決めてしまうのも、スムーズな企画・運営の大きなポイントになるでしょう。

まず、社内か専用会場を利用することを決めます。決めるとき、大きさが大事なポイントとなっていますが、招待客すべてが収容できれば良いというわけでもありません。社内か、専用会場かによって、用意できるテーブルひとつから音響設備にいたるまで、必要なものの準備に関わってくるためです。企画内容によっては、レンタル経費を考えると、会場費を払ってでも社外で開催したほうがコストカットにつながることもあるでしょう。

プロに任せるべきこと

社内だけで考えていると、実現方法が分からなかったり、どうしても予算内に納まらなかったりすることが出てくるかもしれません。しかし、イベントのプロに任せれば、簡単に実現できたり、予算配分を工夫したりすることができます。

全体スケジュール

企業イベントにおいて、スムーズな進行は必要不可欠です。時間配分がうまくいかずに、スピーチする人の時間がずれたり、料理を出すタイミングが遅くなったりすると、すべての段取りが崩れてしまいます。このせいでゲストが退屈するような会にしてしまっては台無しです。

イベントに慣れたプロなら、時間配分はお手のものです。招待客の人数によって受付の規模を決め入場時間をコントロールする、ウェイターの配置を決め乾杯用グラスを渡すタイミングをはかるなど、プロならではの段取りでスムーズな進行を実現します。

演出の仕方

企業イベントは、目的によって演出方法も変わってきます。ゲストを楽しませるための出し物や、派手な装飾などは、まさにプロの出番です。社内で知恵を絞るよりも、イベント会社に任せてしまったほうが早いでしょう。

しかし、どうしてもやってみたい演出がある、ここだけは譲れない、そんな場合は率直にイベント会社に相談してみてください。プロならではのアイディアで、実現の方向に持っていってくれるでしょう。

ケータリングの選び方

企業イベントの開催において、ケータリングは大きなウエイトを占めます。ゲストに喜ばれるケータリングを準備できれば、そのイベントは成功したも同然です。招待客の男女比や年齢層によっても、ウケの良いケータリングは変わってきます。また、コーポレートカラーや会社にちなんだ料理、有名シェフに監修を依頼した料理など、ちょっとしたことをケータリングに付加すればオリジナリティが出ます。

経験を積んだプロの意見に耳を傾けながら、出すべき会社のカラーを反映させましょう。

プロに託してスムーズな運営を

せっかくの企業イベントも、会社のイメージダウンにつながるような結果に終わっては意味がないばかりか、実施しないほうが良かったなんてことにもなりかねません。目安として50人を超える招待客を見込むようなら、イベントのプロに任せましょう。

社内で決めておくことだけ確定させたら、あとはプロに相談しながら進めるのが、企業イベントを成功させるコツです。

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