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オフィスの会議室でパーティー……会場作りはどこまでやればいい?

オフィスの会議室でパーティー……会場作りはどこまでやればいい?

会場
2014/11/03

職場でアニバーサリーイベントや交流会などのイベントを企画するとき、困ってしまうのが会場選びです。オフィス内にある会議室を利用すれば、日時が自由に設定できるだけでなく、来客者への案内も簡単で、会場費の節約にもなります。しかし、ケータリングサービスを利用して、おいしい食事を準備しても、会場が長机とパイプイスだけでは、盛り上がりに欠けるかも……。イベントを成功させるためには、雰囲気作りも大切です。いつもの会議室を飾りつけて、会場づくりを工夫してみましょう。

いつもの会議室を、華やかな空間に

一般的に会議室は、無駄のないシンプルな作りになっています。集中して会議を行う場所としては最適ですが、パーティー会場としては殺風景です。しかしちょっとした工夫で、華やかな会場へと演出することができます。会場づくりといってもホテルのような豪華な装飾を行う必要はありません。社内の備品を利用するなど、できるだけ低コストでできる方法を紹介しましょう。

最低限、用意しておきたい「テーブルクロス」

内輪だけの飲食会なら良いのですが、上役やゲストを招く場合は、最低限テーブルクロスは用意しておきましょう。クロスがあるだけで、清潔な印象を与え、衛生面でも安心感が伴います。さらに、テーブル上で飲み物などをこぼしても、片づけやすいというメリットもあります。ホテルなどでテーブルクロスだけをレンタルしているところもあるので、チェックしてみましょう。

イベント内容に合わせた会場装飾を

会場の演出も、表彰などが行われるような式典なのか、交流を目的とする気軽なパーティーなのかで、その趣きが異なります。式典などの静粛な雰囲気を作るなら、垂れ幕や進行表などがあると引き締まります。テーブルクロスを白で統一すると、厳かな印象を与えてくれます。内輪の楽しいパーティーなら、カラフルなクロスや飾りつけで、ポップな会場を作りましょう。

演出小物は100円均一で探してみよう

会場を華やかに飾るグッズは、100円均一ショップで探してみましょう。卓上花として造花を購入しておけば、何度も使えて便利です。モールや風船、リボン類といった装飾品から、カラフルな紙ナプキンやコースターなどの食品小物まで、使えるグッズが低コストでそろいます。

パーティー会場作りは「非日常」を演出すること

会議室を会場にする場合に気を付けたいのは、「いつものオフィス」を連想させない空間を作ること。せっかくの楽しいパーティーが、仕事を思い出してしまうようでは、楽しめなくなってしまいます。少し派手すぎたかなと思うくらいでも、問題ありません。準備や片づけが大変ですが、せっかくのイベントを雰囲気からこだわってみましょう。

会場づくりにどうしても困ったら

予算やスケジュールの関係で、会議室でのイベントを企画したものの、会場を準備する時間的な余裕がなかったり、スタッフが不足したりしている場合もあることでしょう。そのようときは、ケータリングサービスに相談してみましょう。会社によっては、会場の設営から撤収まで、すべてを含んだプランを用意しているところもあります。テーブルクロスや卓上花などの手配まで、お任せすることも可能です。費用がプラスされますが、それでも会場費は十分に節約できるはずです。片づけてゴミまで持ち帰ってくれるサービスもあるので、会議室の予定を押さえるだけで、準備は完了です。

オフィスでのイベントは気軽な反面、準備が伴います。スタッフ全員で楽しく準備するのも良し、ケータリングサービスを利用して完璧な会場を用意するのも良し。オフィスの会議室だからこそできる、自由な条件で楽しいパーティーを準備してみましょう。

 

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