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雰囲気?or予算?

お客様と一緒に
会場にこだわり続けた表彰式

予算雰囲気

今回ご紹介するのは、社内イベントとして行われた表彰式の事例です。お客様は、携帯電話やブロードバンド関連サービスを提供している大手IT企業。グループ全体では約1800人の社員がいらっしゃるなか、半期に1度行われる表彰式に参加することができるのは約200人のみ。会社の発展に貢献した優秀な社員だけが参加を許されるイベントとして、なによりも「プレミアム感」を出してほしいというご要望でした。

表彰者の方に「こんな表彰式に次回も参加したい!」と感じてもらい、現場に戻ってさらに頑張れるようなモチベーションアップにつながる表彰式を企画することが今回のミッションです。

課題となった予算と会場ステータスのバランス

Balance

このお客様は以前からお付き合いがあり、過去の表彰式もマックスパートがお手伝いさせていただきました。今回は前回の反省をいかし、よりプレミアム感を演出する方法として、会場選びにポイントを置くことに。というのも、前回は予算を最重視したことで、会場選びが消去法になってしまったという心残りがあったからです。アクセスも雰囲気も満足のいくものではなかったのですが、現実的な問題を考慮しての決断でした。

古さが目立つ会場で、いかにプレミアム感を出していくのかを課題に取り組んだ結果、マックスパートが提案する会場演出にご理解いただき、滞りなく終了したという背景があります。こうしたやり取りを通して、マックスパートをパートナーとして認めていただけているようです。だからこそ、今回は期待を裏切らず、よりご要望にこたえられる表彰式をつくり上げなければいけないと決意を新たにしました。

重要文化財を会場に

今回、私が会場として提案させていただいたのは、重要文化財にも指定されている公会堂です。外観は中世の宮殿を思わせるたたずまい、内部も金箔があしらわれ、細部の装飾まで目を見張る豪華な西洋風の造り。高級ホテルやイベントホールにはない特別な雰囲気を演出できるうえ、大阪市が管理していることで利用料も安価な設定です。予算を念頭に置きながら、これまで以上にプレミアムな演出にこだわれる会場としてご提案。お客様もこれならと満足いただけたようでした。

重要文化財を会場に

希望日に空きがない…

手ごろで使いやすい
会場を見つけたものの、
問題は予約が
できるかどうか。

安く使えることもあり、さまざまな団体が利用しているため、会場確保が難しいのです。せっかくよい会場をご提案できても、予約ができなければ意味がありません。イベント予定として組まれた日程は、火曜日から木曜日のいずれかの平日とのこと。

しかし、希望されていた週には月曜日しか空きがなく、それも早く予約しなければ埋まってしまうであろうという状況でした。私はとにかくその月曜日に仮予約をし、ご担当者様にご相談。しかし月曜日は役員のミーティングが入っているので難しい、というお返事でした。

役員スケジュールから調整を

希望日に近い日程で会場を押さえたものの、役員のスケジュールが合わないとのこと……。しかし、業務優先で日程が限定される以上、この日以外の設定はとても難しい。そこで、こちらから「ミーティングの日程を変更してもらうように働きかけていただくことはできないか?」とお願いさせていただきました。希望日での調整ができず心苦しい気持ちはありますが、お客様にとってベストな表彰式を行うためにできることは、それしかないと思ったのです。

公会堂を利用する思いつく限りのメリットを伝え、この日程で会場が空いているのは奇跡的であること、どこよりもプレミアム感のある会場を安価で利用できることなどを話しました。

ありがたかったのは、ご担当者のみなさんが「公会堂でやりたい」という気持ちを共有いただいていたことです。そして、そのうちのお一人が、「そういえば社長って今日出社しているよね? ちょっと聞いてくるわ。」と言って、その場で社長に交渉してくださいました。この会場を使うメリットを社長に伝えていただいたことで、無事に月曜日の開催が決定しました!

卒業パーティー成功のポイント

  • 前回の反省をいかした予算だけに縛られないご提案
  • プレミアム感を演出する会場
  • 「絶対ここで開催したい」という思いを担当者の方と共有

このように、毎年ホテルで行われる従業員パーティーも、アイデアひとつで従業員が参加したくなるような、新しいタイプのイベントに作り上げることができたのです。

従業員500人をかかえる卸売会社の年に1度の社内イベント。例年大手ホテルの宴会場で開催していたパーティーでしたが、年々不参加者が増えてきました。今一度イベントを見直して、従業員全員が参加し、楽しんでもらえるようなお祭りイベントに心機一転!

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