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主催者として知っておきたいパーティーにおける接待のマナー

主催者として知っておきたいパーティーにおける接待のマナー

コンサルタント
2015/09/02

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ビジネスにおけるパーティーは顧客や取引先との大切な交流の場。ゲストをもてなす接待の席では、主催者として知っておくべきマナーがあります。なかでも大人数が集まる立食スタイルといったパーティーの場合、少人数を相手にするときとは勝手が違います。対応の違いに戸惑い、パーティーを主催するのが苦手な人も多いのではないでしょうか。招待したゲストに楽しい時間を過ごしてもらうために、気配りや心構えのポイントを押さえておきたいもの。主催者としてパーティーを成功へ導くために、知っておくべき接待のマナーを紹介します。

気配り第一!会場内外の把握を

まず大切なのは、パーティー会場内外の状況をあらかじめ把握をしておくことです。パーティーでは、いつ、どのような状況で声をかけられるかわかりません。トイレや喫煙ルームをはじめとした会場の設備をあらかじめ確認し、ゲストに聞かれたときもスムーズに案内ができるようにしておきましょう。自社内の会場であれば設備確認も簡単ですが、貸し切り会場を利用する場合は、特に入念のチェックを。わからないことがあれば、利用する会場のスタッフに必ず問い合わせること。会場によっては誘導スタッフを手配してくれる場合もあるため、効率の良い人員配置を考えてみましょう。
会場周辺の交通事情についても同様に、事前のチェックが基本です。帰りのタクシーの手配や最寄駅までのアクセスなど、ゲストが戸惑うことのないようにあらかじめ確認しておきましょう。
そうした環境を確認する場合は、情報はネットや電話だけに頼らないこと。可能な限り現場に出向き、細かい道路状況を確認しておけば、対応がしやすくなります。
当日は余裕をもってゲストを迎えることができるように、開場時間より早めに会場に入り、最終チェックを行いましょう。

ゲストの情報チェックは入念に

事前準備として忘れてはいけないのが、ゲストの情報チェック。顔と名前が一致しないようでは、大切なゲストに対し失礼な印象を与えてしまいます。間違えることのないように、あらかじめ来場者の情報を整理しておきましょう。食べものやお酒の好み、喫煙か禁煙かなどがあらかじめ分かると、パーティーの内容も組み立てやすくなります。また、情報をもとにした話題を取り上げれば、会話のきっかけを作りやすくなって安心です。
ゲストの数が多いパーティーでは、入れ代わり立ち代わり接客する必要がでてきます。個人で対応が難しいようであれば、チームで対応するゲストを分担し、情報を共有するとよいでしょう。

「ホスト」として、積極的に声をかけよう

主催側も戸惑うことの多い接待パーティーですが、ゲストのなかにもパーティースタイルが苦手な方もいるはず。ゲストの知り合いが少ない場合は特に、会話に入りづらいと感じることがあります。主催者は、パーティーホストとして気を配り、ゲストが孤立することがないように積極的に声をかけるようにしましょう。なんとなく声をかけるタイミングがつかみづらい場合は、料理やドリンクを勧めると話のきっかけが作りやすくなります。初対面のゲストには、名刺交換だけでなく会話を交わし、場の雰囲気を和ませるような声掛けを忘れずに。どんなゲストでも平等に対応し、会話を盛り上げることも主催者側のマナーといえるでしょう。

自宅に大切な人を招くように

パーティーを成功させるために必要なのは、おもてなしの心です。ゲストを喜ばせたいという気持ちが伝わるよう誠実に対応しましょう。ゲストにストレスを感じさせることのないよう気を配り、お出迎えからお見送りまで、自宅に大切な人を招くように接したいものです。

参考:
WEB GOETHE 賢人たちの接客術
ビジネスマナーガイド パーティーの主催者側|接待のルール

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